김진정 변호사 - 운송법 칼럼 - Motor Carrier’s Bill of Lading 보관 기간

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admin
Date
2014-09-24 09:25
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많은 분들이 연방정부 세금과 관련하여 과연 우리는 얼마 동안 세금관련 서류들을 보관하고 있어야 하느냐고 의아해 하는 경우가 있다.  비즈니스가 점점 커져 갈 때 쌓이는 서류의 양이 보통 문제점이 아니다. 다행이 지금은 많은 서류들을 Scan copy로만 보관하는경우가 있어 수월하긴 하지만 불필요한 것을 지우거나 폐기 함으로 사무실이 더욱 조직적으로 운영될 수 있어 서류의 폐기 처분이 필요하다. IRS 규정에 의하면 일반적으로 세금 관련 기록을 3년 동안 보관하도록 요구하고 있다.물론 여러 가지 상황에 따라 보관 기간이 많이 다르다. 예를 들면 사기에 관련되어 있다면영구적으로 보관 할 필요가 있다. 왜냐하면 사기에 관한 소송이 있을때는 공소시효가 없기 때문이다.

운송업계에 관련된 서류의 보관기간과 관련하여, FMCSA의 Rule에 의하면, 육상운송인,화물 주선인 및 가정용 화물 주선 인은 반드시 일년 동안 Bill of Lading을 보관해야 한다고 규정하고 있다.

사실 운송인과 화주간에 운임에 대한 분쟁이 있을 경우 Bill of Lading이나 운송인의 인보이스는 매우 중요하다. Interstate Commerce Act가 발효된 이후 운송인이 화주에 대해 운임 분쟁이 있을 때 18개월 이전에 제소해야 한다는 법이 있어, Bill of

Lading을  18개월 까지는  보관하는 것은 기본이라 볼 수 있다. 또한 파산 법에 의해, 공소시효가 파산 신청한 날 부터 2년 연장되므로, 합하여 3년 반 이상 B/L을 보관할 필요가 있다.

또한 오랫동안 크래임이 Pending되어 있다면 모든 선적 서류 및 인보이스는 소송이 끝날때 가지 꼭 보유할 필요가 있다.  이러한 서류들이 승소하는 데 꼭 필요하다. 이러한 파일이 보관될 때 잘 보관되어야 하며 꼭 소송시 증거 자료로 사용되므로 원본을 상하지 않게보관할 필요가 있다.

만약 B/L이 운송인, 주선인, 화주 와 관련하여 사기사건에 연루될 가능성이 있다고 판단되면 영구보관도 피할 수가 없을 것이다.
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